À un moment donné, la plupart des entreprises en pleine croissance se retrouvent face à un dilemme. Leurs outils commencent à devenir un frein. Les employés exportent des données vers des tableurs pour pallier les limitations des logiciels. Certains suggèrent de développer une solution sur mesure, tandis que d'autres font remarquer, à juste titre, qu'il existe déjà des dizaines de produits qui remplissent cette fonction.
Les deux approches sont parfois pertinentes. Les logiciels commerciaux sont excellents lorsque les besoins sont courants. Les logiciels sur mesure sont excellents lorsqu'ils sont spécifiques. La difficulté réside dans l'identification de la situation et dans l'évaluation honnête des coûts réels de chaque option.
Cet article vous propose un cadre pour prendre cette décision. Il aborde le coût réel de chaque option sur le long terme, leurs points faibles, les signes indiquant la nécessité d'un développement sur mesure et une voie médiane qui constitue souvent la meilleure solution. Si vous souhaitez approfondir le sujet, nous avons également rédigé un article intitulé Comment savoir si votre entreprise a besoin d'un logiciel sur mesure.
Définition de chaque option
Les logiciels standard sont des produits conçus pour de nombreux clients. Vous souscrivez un abonnement ou achetez une licence, vous le configurez selon les options proposées et vous l'utilisez plus ou moins comme prévu. Les logiciels de comptabilité, les CRM standards et les outils de gestion de projet appartiennent à cette catégorie.
Les logiciels sur mesure** sont conçus spécifiquement pour votre organisation. Leurs fonctionnalités, leurs flux de travail et leur modèle de données sont adaptés à vos processus. Vous payez généralement pour le développement, puis pour l'hébergement et la maintenance.
Il existe également une catégorie intermédiaire : les plateformes configurables, telles que les systèmes ERP, qui peuvent être largement personnalisées grâce aux paramètres, aux modules complémentaires et au développement. Nous reviendrons sur ces points vers la fin.
Comparaison des coûts réaliste
La plupart des comparaisons s'arrêtent au prix initial, ce qui explique pourquoi les solutions prêtes à l'emploi semblent bon marché. Une comparaison équitable prend en compte le cycle de vie complet du logiciel, généralement cinq ans ou plus.
| Domaine de coût | Solution prête à l'emploi | Solution personnalisée |
|---|---|---|
| Coût initial | Faible à modéré (installation, configuration, formation) | Élevé (conception et développement) |
| Coût récurrent | Abonnement, souvent par utilisateur, souvent croissant | Hébergement et maintenance |
| Croissance | Le coût augmente avec le nombre d'utilisateurs, de modules et de niveaux | Coût relativement stable malgré la croissance du nombre d'utilisateurs |
| Solutions de contournement | Temps consacré par le personnel à combler les lacunes | Faible, car cela s'intègre au processus |
| Demandes de modification | Attendre le fournisseur ou payer des modules complémentaires | Planifiées dans votre feuille de route |
| Coût de sortie | Exportation des données et formation du personnel | Vous êtes propriétaire du code et des données |
Aucune de ces catégories ne l'emporte automatiquement. Une équipe de cinq personnes aux besoins standards aura presque toujours intérêt à opter pour un abonnement. La situation est différente pour une entreprise de soixante personnes qui paie un forfait par utilisateur pour un outil avec lequel elle doit encore composer.
Pour avoir une idée de l'investissement initial pour une solution personnalisée, consultez notre guide des coûts des logiciels personnalisés, qui présente les fourchettes de prix typiques selon la taille du projet.
Quand les solutions prêtes à l'emploi sont les plus adaptées
Choisissez un logiciel standard lorsque :
- Votre processus est standard. La facturation, la paie, les e-mails et le suivi général des projets sont des problématiques résolues. Réinventer les choses est rarement rentable.
- La rapidité prime sur l'adéquation. Vous pouvez commencer à utiliser un produit en quelques jours.
- Vous n'avez aucune compétence technique. Le fournisseur gère l'hébergement, la sécurité et les mises à jour.
- Le marché est saturé et mature. La concurrence maintient la qualité à un niveau élevé et les prix justes.
- Le logiciel ne constitue pas un avantage concurrentiel. S'il remplit la même fonction pour vous que pour tous les autres, il n'y a aucune raison de l'acquérir.
Les limites des solutions prêtes à l'emploi
Elles ont tendance à rencontrer des difficultés prévisibles :
- Les solutions de contournement se multiplient. Le personnel copie des données entre les outils, conserve des feuilles de calcul parallèles et suit des règles non écrites pour contourner les limitations.
- La tarification par utilisateur devient onéreuse à grande échelle. Un tarif qui semblait faible pour dix personnes devient important pour une centaine.
- Les intégrations sont superficielles. Deux outils « intégrés » n'échangent souvent qu'une partie des données dont vous avez besoin.
- Vous vous adaptez au logiciel. Vos processus se plient au produit, au lieu de s'y adapter. et non l'inverse.
- Les décisions des fournisseurs vous affectent. Les fonctionnalités évoluent, les prix augmentent et les produits sont abandonnés, et vous n'avez guère votre mot à dire.
Quand un logiciel sur mesure est le plus performant
Choisissez un développement sur mesure lorsque :
- Votre flux de travail est un atout. Si votre façon de faire est ce qui vous distingue, un logiciel qui la reproduit protège et amplifie cet avantage concurrentiel.
- Vous payez pour des lacunes. Les heures perdues à cause de solutions de contournement, de saisies en double et d'erreurs peuvent s'accumuler. Lorsque ce chiffre dépasse le coût d'une solution adaptée, le développement sur mesure devient pertinent.
- Vos systèmes doivent communiquer entre eux. Une couche personnalisée permet de connecter vos outils aux flux de données précis dont vous avez besoin.
- Vous servez vos clients via le logiciel. Un portail client, un système de réservation ou une place de marché fait partie intégrante de votre produit et de votre marque ; il ne s'agit pas d'un simple outil interne.
- Vous prévoyez une croissance. Des coûts d'exploitation stables et la possibilité d'extension sont essentiels à mesure que vos effectifs et votre volume d'activité augmentent.
Les échecs des logiciels sur mesure
La transparence exige d'aborder également cet aspect. Les projets sur mesure échouent lorsque :
- Le périmètre est imprécis. Développer sans spécifications claires est la principale cause de dépassements de budget. Nous expliquons comment éviter cela dans Comment rédiger un document de spécifications logicielles.
- La première version tente de tout faire. Les premières versions importantes sont longues à développer et nécessitent un apprentissage progressif. Commencez petit, comme décrit dans MVP vs produit complet.
- Le logiciel n'appartient à personne par la suite. Il nécessite des mises à jour, un hébergement et des correctifs de sécurité. Déterminez qui s'en occupera.
- Le fournisseur a tort. Un développeur incompétent peut vous laisser un code impossible à maintenir. Notre guide choisir une société de développement logiciel explique comment éviter cela.
- Un outil commercial aurait suffi. Parfois, la réponse honnête à une demande de logiciel sur mesure est : « Achetez plutôt ceci. »
Un cadre en six questions
Lorsqu'un client nous demande s'il faut développer ou acheter un logiciel, nous nous posons les questions suivantes. Évaluez chacune d'elles honnêtement.
- Adéquation. Un produit commercial pourrait-il couvrir au moins 80 % de vos besoins sans avoir recours à des solutions de contournement ?
- Différenciation. Ce logiciel contribue-t-il à la singularité de votre entreprise ?
- Volume. Combien d'utilisateurs, d'enregistrements ou de transactions gérera-t-il dans trois ans ?
- Intégration. Avec combien d'autres systèmes doit-il échanger des données, et avec quelle précision ?
- Capacité. Disposez-vous du temps et de la motivation nécessaires pour spécifier, tester et gérer un système sur mesure ?
- Coût à long terme. Quel sera le coût de l'abonnement pour votre taille prévue dans cinq ans, en tenant compte du temps nécessaire aux solutions de contournement ?
Si les réponses indiquent principalement « processus standard, petite équipe, faible volume », optez pour l'achat. Si elles indiquent « processus unique, équipe en pleine croissance, nombreuses intégrations, importance stratégique », envisagez le développement sur mesure. S'ils sont mixtes, lisez la section suivante.
La voie du milieu : configurer, étendre, intégrer
De nombreuses entreprises obtiennent de meilleurs résultats en combinant différentes approches plutôt qu'en en choisissant une seule.
Commencez par un progiciel pour les fonctionnalités standard. La comptabilité, la messagerie et la collaboration générale nécessitent rarement de personnalisation.
Développez des solutions sur mesure uniquement pour vos spécificités. Les règles de réservation, la logique de tarification ou le portail client qui rendent votre service unique peuvent être développés en complément ou par-dessus des outils standard.
Assurez une connexion optimale. Une petite couche d'intégration personnalisée, assurant un transfert précis des données entre les outils, offre souvent la plupart des avantages d'un système entièrement personnalisé, à un coût bien moindre.
Envisagez une plateforme configurable. Les plateformes ERP et CRM telles qu'Odoo peuvent être adaptées à votre entreprise grâce à la configuration et aux modules, le reste nécessitant un développement sur mesure. Nous expliquons où tracer la ligne dans Personnalisation d'Odoo : configurer, personnaliser ou laisser tel quel, et vous pouvez faire appel à des développeurs Odoo si vous souhaitez de l'aide.
Exemples de différentes entreprises
Voici quelques scénarios génériques et concis illustrant le fonctionnement du cadre.
- Un studio de design de cinq personnes a besoin d'un système de facturation et de suivi de projet. Les outils standards conviennent. Achat.
- Une chaîne de cliniques souhaite un système de réservation en ligne lié à ses propres règles de planification et aux dossiers des patients. Les règles sont spécifiques et le logiciel est destiné aux clients. Solution personnalisée ou plateforme configurable étendue aux processus de la clinique. Consultez notre page Logiciels de santé pour découvrir notre approche.
- Un distributeur utilise quatre outils qui ne partagent pas les données, et le personnel ressaisit les commandes quotidiennement. Une intégration personnalisée ou un système unifié serait rapidement rentabilisé.
- Un détaillant en pleine croissance paie des frais par utilisateur croissants pour un système de point de vente qui ne gère pas son programme de fidélité. Il est temps d'envisager un système de vente au détail personnalisé ou un produit mieux adapté.
Comment réduire les risques liés au développement sur mesure
Si vous décidez de développer votre propre solution, ces bonnes pratiques protégeront votre investissement.
- Commencez par une première version simplifiée et développez-la en fonction de l'utilisation réelle.
- Définissez les exigences par écrit et définissez clairement ce qui est inclus et exclu du périmètre.
- Exigez la propriété du code. Le code, les données et la documentation doivent vous appartenir et être stockés dans votre propre dépôt.
- Déployez par étapes pour une visibilité optimale du budget et de l'avancement.
- Utilisez des technologies éprouvées. Les frameworks courants tels que Laravel facilitent la recherche de développeurs supplémentaires par la suite.
- Planifiez la maintenance dès le premier jour, y compris l'hébergement, les sauvegardes et les mises à jour.
Liste de contrôle pour la décision
Avant de vous engager, assurez-vous de pouvoir répondre aux questions suivantes :
- Quel est le coût annuel réel de nos outils actuels, y compris le temps consacré par le personnel aux solutions de contournement ?
- Quelles parties de notre processus sont véritablement uniques et lesquelles sont standard ?
- Quel sera le coût de l'abonnement compte tenu de la taille prévue de notre entreprise dans cinq ans ?
- Qui utilisera le système et combien ?
- À quels autres systèmes doit-il être connecté ?
- Quelle est la version minimale utile pour commencer ?
- Qui en sera propriétaire et responsable de la maintenance par la suite ?
Conclusion
Le choix entre un logiciel sur mesure et un logiciel commercial n'est pas une question de préférence. C'est une question de calcul et de jugement : évaluez le coût réel de chaque option sur plusieurs années et soyez honnête quant aux différences réelles entre vos processus. Si vous hésitez entre plusieurs options, nous serons ravis d'analyser votre situation et de vous indiquer clairement la solution qui nous semble la plus adaptée, y compris si cela implique l'achat d'une solution standard. Contactez-nous (contact.php) et décrivez-nous vos difficultés actuelles ; nous nous chargerons du reste.