Individuelle Software vs. Standardsoftware: So entscheiden Sie, was das Richtige für Ihr Unternehmen ist

Irgendwann stehen die meisten wachsenden Unternehmen vor derselben Entscheidung. Die verwendeten Tools stoßen an ihre Grenzen. Mitarbeiter exportieren Daten in Tabellenkalkulationen, um Funktionen zu nutzen, die die Software nicht bietet. Jemand schlägt vor, eine Eigenentwicklung zu entwickeln, während ein anderer – durchaus berechtigt – darauf hinweist, dass es bereits Dutzende von Produkten gibt, die diese Funktionen bieten.

Beide Ansätze sind bis zu einem gewissen Grad richtig. Standardsoftware ist ideal, wenn Ihre Anforderungen gängig sind. Individuelle Software ist ideal, wenn sie es nicht sind. Die Schwierigkeit besteht darin, die eigene Situation richtig einzuschätzen und die tatsächlichen Kosten beider Optionen ehrlich zu bewerten.

Dieser Artikel bietet Ihnen einen Rahmen für diese Entscheidung. Er erläutert die langfristigen Kosten beider Optionen, ihre jeweiligen Schwächen, die Anzeichen für eine individuelle Entwicklung und einen Mittelweg, der oft die beste Lösung darstellt. Wenn Sie diesen Artikel ergänzen möchten, haben wir auch darüber geschrieben, wie Sie feststellen können, ob Ihr Unternehmen individuelle Software benötigt (Blog/how-to-know-if-your-business-needs-custom-software).

Was wir mit den einzelnen Optionen meinen

Standardsoftware ist ein Produkt, das für viele Kunden entwickelt wurde. Sie abonnieren es oder kaufen eine Lizenz, konfigurieren es innerhalb der angebotenen Optionen und nutzen es im Wesentlichen wie vorgesehen. Buchhaltungsprogramme, Standard-CRMs und Projektmanagement-Tools fallen in diese Kategorie.

Individuelle Software wird speziell für Ihr Unternehmen entwickelt. Ihre Funktionen, Arbeitsabläufe und ihr Datenmodell orientieren sich an Ihren Prozessen. Sie bezahlen in der Regel für die Entwicklung und anschließend für Hosting und Wartung.

Es gibt auch eine mittlere Kategorie: konfigurierbare Plattformen, wie z. B. ERP-Systeme, die durch Einstellungen, Add-ons und Weiterentwicklungen umfassend angepasst werden können. Darauf gehen wir später noch einmal ein.

Der tatsächliche Kostenvergleich

Die meisten Vergleiche beschränken sich auf den Anschaffungspreis, wo Standardsoftware oft günstig erscheint. Ein fairer Vergleich betrachtet die gesamte Lebensdauer der Software, typischerweise fünf Jahre oder mehr.

Keine der beiden Spalten ist automatisch vorteilhafter. Ein fünfköpfiges Team mit Standardanforderungen ist fast immer mit einem Abonnement besser dran. Ein Unternehmen mit sechzig Mitarbeitern, das nutzerbasierte Gebühren für ein Tool zahlt, mit dem es immer noch zu kämpfen hat, ist eine ganz andere Geschichte.

Um einen Überblick über die anfänglichen Investitionen bei individuellen Lösungen zu erhalten, werfen Sie einen Blick auf unseren Kostenleitfaden für individuelle Softwareentwicklung. Dort finden Sie typische Kostenbereiche nach Projektgröße.

Wann Standardsoftware am besten geeignet ist

Wählen Sie Standardsoftware, wenn:

• Ihre Prozesse standardisiert sind. Rechnungsstellung, Lohnabrechnung, E-Mail und allgemeines Projekt-Tracking sind bereits gelöste Probleme. Neuentwicklungen lohnen sich selten.
• Geschwindigkeit ist wichtiger als Passform. Sie können ein Produkt innerhalb weniger Tage nutzen.
• Sie verfügen über keine technischen Kenntnisse. Der Anbieter kümmert sich um Hosting, Sicherheit und Updates.
• Der Markt ist gesättigt und etabliert. Wettbewerb sorgt für hohe Qualität und faire Preise.
• Die Software bietet keinen Wettbewerbsvorteil. Wenn sie für Sie die gleiche Aufgabe erfüllt wie für alle anderen, gibt es keinen Grund, sie zu besitzen.

Wo Standardlösungen versagen

Sie neigen dazu, auf vorhersehbare Weise zu schwächeln.

• Umgehungslösungen nehmen zu. Mitarbeiter kopieren Daten zwischen Tools, führen zusätzliche Tabellen und befolgen ungeschriebene Regeln, um Einschränkungen zu umgehen.
• Die nutzerbasierte Preisgestaltung ist bei großem Umfang teuer. Eine Gebühr, die für zehn Personen gering erschien, wird für hundert Personen erheblich.
• Integrationen sind unzureichend. Zwei Tools, die „integriert“ sind, tauschen oft nur einen Teil der benötigten Daten aus.
• Sie passen sich der Software an. Ihr Prozess wird dem Produkt angepasst, anstatt umgekehrt.
• Lieferantenentscheidungen betreffen Sie. Funktionen ändern sich, Preise steigen und Produkte werden eingestellt, und Sie haben wenig Einfluss.

Wann individuelle Software am besten funktioniert

Wählen Sie individuelle Entwicklung, wenn:

• Ihr Workflow Ihr Vorteil ist. Wenn Ihre Arbeitsweise Sie von anderen abhebt, schützt und skaliert eine Software, die diese widerspiegelt, diesen Vorsprung.
• Sie für Lücken bezahlen. Die durch Workarounds, doppelte Dateneingabe und Fehler verlorenen Stunden summieren sich. Wenn diese Summe die Kosten einer passenden Lösung übersteigt, wird individuelle Entwicklung sinnvoll.
• Ihre Systeme müssen miteinander kommunizieren. Eine individuelle Schnittstelle kann Ihre Tools mit den exakt benötigten Datenflüssen verbinden.
• Sie bedienen Kunden über die Software. Ein Kundenportal, ein Buchungssystem oder ein Marktplatz ist Teil Ihres Produkts und Ihrer Marke, nicht nur ein internes Tool.
• Sie erwarten Wachstum. Gleichbleibende Betriebskosten und die Möglichkeit zur Erweiterung sind wertvoll, wenn Mitarbeiterzahl und Volumen steigen.

Wann individuelle Software versagt

Ehrlicherweise sollte auch dieser Aspekt berücksichtigt werden. Kundenspezifische Projekte scheitern, wenn: - Der Umfang ist unklar. Die Entwicklung ohne klare Anforderungen ist die Hauptursache für Kostenüberschreitungen. Wie Sie dies vermeiden, erfahren Sie in Wie man ein Software-Anforderungsdokument schreibt. - Die erste Version versucht, alles abzudecken. Große erste Releases dauern lange und führen nur langsam zum Lernerfolg. Beginnen Sie klein, wie in MVP vs. vollständiges Produkt beschrieben. - Niemand ist danach verantwortlich. Software benötigt Updates, Hosting und Sicherheitspatches. Planen Sie, wer sich darum kümmert. - Der Anbieter hat unrecht. Ein schlechter Entwickler kann Ihnen Code hinterlassen, den niemand mehr warten kann. Unser Leitfaden zur Auswahl eines Softwareentwicklungsunternehmens (blog/how-to-choose-a-software-development-company) erklärt, wie Sie das vermeiden können. - Ein Standardprodukt hätte ausgereicht. Manchmal lautet die ehrliche Antwort auf die Anfrage nach individueller Software: „Kaufen Sie stattdessen dieses Produkt.“

Ein Rahmenwerk mit sechs Fragen

Wenn ein Kunde uns fragt, ob er selbst entwickeln oder kaufen soll, gehen wir diese Fragen durch. Bewerten Sie jede Frage ehrlich.

1. Passung. Könnte ein Standardprodukt mindestens 80 Prozent Ihrer Anforderungen ohne Workarounds abdecken?
2. Differenzierung. Trägt diese Software dazu bei, Ihr Unternehmen von anderen abzuheben?
3. Volumen. Wie viele Benutzer, Datensätze oder Transaktionen wird die Software in drei Jahren verarbeiten?
4. Integration. Mit wie vielen anderen Systemen muss die Software Daten austauschen und wie genau?
5. Kapazität. Haben Sie die Zeit und die Bereitschaft, ein individuelles System zu spezifizieren, zu testen und zu betreiben?
6. Kosten im Zeitverlauf. Wie hoch werden die Abonnementkosten bei Ihrer prognostizierten Unternehmensgröße in fünf Jahren sein, zuzüglich des Zeitaufwands für alternative Lösungen?

Wenn die Antworten überwiegend „Standardprozess, kleines Team, geringes Volumen“ lauten, kaufen Sie das Abonnement. Lauten sie hingegen „einzigartiger Prozess, wachsendes Team, viele Integrationen, strategische Bedeutung“, entwickeln Sie das Abonnement selbst. Wenn die Ansätze gemischt sind, lesen Sie den nächsten Abschnitt.

Der Mittelweg: Konfigurieren, Erweitern, Integrieren

Viele Unternehmen erzielen die besten Ergebnisse durch die Kombination verschiedener Ansätze, anstatt sich für einen einzigen zu entscheiden.

Beginnen Sie mit einem Standardprodukt für die Standardkomponenten. Buchhaltung, E-Mail und allgemeine Kollaboration müssen selten angepasst werden.

Individuelle Anpassungen sind nur dort erforderlich, wo Sie sich unterscheiden. Die Buchungsregeln, die Preislogik oder das Kundenportal, die Ihren Service einzigartig machen, können auf Basis oder parallel zu Standardtools entwickelt werden.

Verbinden Sie die Systeme optimal. Eine kleine, individuelle Integrationsschicht, die Daten präzise zwischen den Tools überträgt, bietet oft den Großteil der Vorteile eines vollständig individualisierten Systems zu einem Bruchteil der Kosten.

Erwägen Sie eine konfigurierbare Plattform. ERP- und CRM-Plattformen wie Odoo lassen sich durch Konfiguration und Module an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen; die verbleibenden Anforderungen können individuell entwickelt werden. Wir erklären Ihnen, wo Sie bei der Odoo-Anpassung die Grenze ziehen sollten: Konfigurieren, Anpassen oder unverändert lassen. Wenn Sie dabei Unterstützung benötigen, können Sie Odoo-Entwickler beauftragen.

Beispiele aus verschiedenen Branchen

Einige kurze, allgemeine Szenarien veranschaulichen die Funktionsweise des Frameworks.

• Ein Designstudio mit fünf Mitarbeitern benötigt Rechnungsstellung und Projektverfolgung. Standardtools sind geeignet. Kaufen.
• Eine Klinikkette wünscht sich eine Online-Buchung, die an ihre eigenen Terminierungsregeln und Patientendatensätze gekoppelt ist. Die Regeln sind spezifisch und die Software ist kundenorientiert. Individuelle Anpassung oder eine konfigurierbare Plattform, die an die Prozesse der Klinik angepasst ist. Auf unserer Seite Software für das Gesundheitswesen erfahren Sie, wie wir dies angehen.
• Ein Vertriebshändler verwendet vier Tools, die keine Daten austauschen, und die Mitarbeiter erfassen Bestellungen täglich manuell. Eine individuelle Integration oder ein einheitliches System amortisiert sich schnell.
• Ein wachsender Einzelhändler zahlt steigende Gebühren pro Nutzer für ein Kassensystem, das sein Kundenbindungsprogramm nicht unterstützt. Es ist an der Zeit, ein individuelles Einzelhandelssystem oder ein besser passendes Produkt in Betracht zu ziehen.

So minimieren Sie das Risiko einer individuellen Entwicklung

Wenn Sie sich für eine Eigenentwicklung entscheiden, schützen diese Vorgehensweisen Ihre Investition.

1. Beginnen Sie mit einer kleinen ersten Version und erweitern Sie diese basierend auf der tatsächlichen Nutzung.
2. Dokumentieren Sie die Anforderungen und legen Sie fest, was zum Leistungsumfang gehört und was nicht.
3. Bestehen Sie auf die Eigentumsrechte. Code, Daten und Dokumentation sollten Ihnen gehören und in Ihrem eigenen Repository gespeichert sein.
4. Liefern Sie in Etappen, damit Budget und Fortschritt transparent bleiben.
5. Nutzen Sie bewährte Technologien. Gängige Frameworks wie Laravel erleichtern die spätere Suche nach weiteren Entwicklern.
6. Planen Sie die Wartung von Anfang an, inklusive Hosting, Backups und Updates.

Checkliste für die Entscheidung

Bevor Sie sich für eine der beiden Optionen entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie folgende Fragen beantworten können.

• Wie hoch sind die tatsächlichen jährlichen Kosten unserer aktuellen Tools, einschließlich des Personalaufwands für Workarounds?
• Welche Teile unseres Prozesses sind wirklich einzigartig und welche sind Standard?
• Wie hoch werden die Abonnementkosten bei unserer erwarteten Unternehmensgröße in fünf Jahren sein?
• Wer wird das System nutzen und wie viele Personen?
• Mit welchen anderen Systemen muss es verbunden werden?
• Was ist die kleinste sinnvolle erste Version?
• Wer wird das System anschließend besitzen und warten?

Abschließende Gedanken

Die Wahl zwischen individueller Anpassung und Standardsoftware ist keine Frage der Präferenz. Es ist eine Mischung aus Arithmetik und Urteilsvermögen: Addieren Sie die tatsächlichen Kosten jedes Weges über mehrere Jahre und seien Sie ehrlich, wie sehr sich Ihr Prozess tatsächlich unterscheidet.

Wenn Sie die verschiedenen Optionen abwägen, analysieren wir gerne Ihre Situation und sagen Ihnen offen, welcher Weg unserer Meinung nach der richtige ist – auch wenn dies bedeutet, ein Standardprodukt zu kaufen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf (contact.php) und beschreiben Sie, was aktuell nicht funktioniert. Wir kümmern uns dann um den Rest.