Wie man ein Softwareprojekt kalkuliert: Ein Leitfaden für Gründer ohne technischen Hintergrund

Bitten Sie drei Entwicklungsteams, dasselbe Projekt zu schätzen, und Sie erhalten möglicherweise drei sehr unterschiedliche Zahlen. Eine ist so niedrig, dass sie verlockend ist, eine liegt im Mittelfeld und eine erscheint alarmierend hoch. Als Gründer ohne technischen Hintergrund fragen Sie sich dann, welche Schätzung stimmt, ob man überhaupt einer trauen kann und wie Sie damit ein Budget planen sollen.

Die frustrierende Wahrheit ist: Die Schätzung von Softwareprojekten ist schwierig, selbst für Experten. Softwareentwicklung ist eine kreative, wissensbasierte Tätigkeit mit vielen Unbekannten, und kein Projekt gleicht dem anderen. Doch „schwierig“ bedeutet nicht „Raten“. Es gibt bewährte Methoden, um zuverlässige Schätzungen zu erstellen, klare Gründe für Fehler und praktische Maßnahmen, mit denen Sie eine Zahl erhalten, auf deren Grundlage Sie wirklich planen können. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen diese Methoden in verständlicher Sprache. Typische Zahlen nach Projekttyp finden Sie in unseren Kostenleitfäden mit Richtwerten. Dieser Artikel konzentriert sich darauf, wie diese Zahlen ermittelt werden.

Warum Schätzungen schwierig sind

Wenn Sie verstehen, warum Schätzungen für Softwareprojekte schwierig sind, können Sie diese besser interpretieren.

• Anforderungen sind selten vollständig. Selbst sorgfältige Briefings lassen Lücken, und Details tauchen erst während der Arbeit auf.
• Unbekanntes bleibt verborgen. Integrationen, Datenbesonderheiten und Sonderfälle zeigen sich oft erst spät.
• Nichts ist identisch. Anders als im Bauwesen ist jedes Projekt anders, daher lassen sich aus der Vergangenheit nur bedingt Rückschlüsse auf die Zukunft ziehen.
• Menschen sind unterschiedlich. Die Produktivität hängt von den einzelnen Personen und ihrer Zusammenarbeit ab.
• Veränderung ist normal. Benutzer geben Feedback, Märkte verändern sich und Prioritäten verschieben sich.
• Optimismus ist menschlich. Menschen neigen dazu, sich einen reibungslosen Ablauf vorzustellen und den damit verbundenen Aufwand zu unterschätzen: Tests, Überprüfungen, Fehlerbehebungen, Bereitstellung und Kommunikation.

Eine gute Schätzung blendet diese Aspekte nicht aus. Es erkennt sie an und steuert sie.

Schätzung, Angebot und Zusage sind unterschiedlich

Diese drei Begriffe werden oft synonym verwendet, und diese Verwechslung führt zu den meisten Streitigkeiten.

• Eine Schätzung ist eine begründete Prognose des Aufwands und der Kosten, üblicherweise eine Spanne, basierend auf dem aktuellen Kenntnisstand.
• Ein Angebot ist ein Preisvorschlag für einen definierten Leistungsumfang.
• Eine Zusage ist eine Vereinbarung, bestimmte Ergebnisse zu einem bestimmten Preis bis zu einem bestimmten Datum zu liefern.

Eine erste Schätzung ist ein Planungsinstrument. Sie ist kein Versprechen. Ein Festpreis ist möglich, aber erst, wenn der Leistungsumfang klar genug definiert ist, um einen festen Preis festzulegen. Ein Festpreis für vage Anforderungen ist entweder stark überhöht oder führt später zu Streitigkeiten.

Wie Fachleute Schätzungen erstellen

Es gibt verschiedene Methoden, und gute Teams kombinieren sie.

Aufteilung der Arbeit

Die einfachste Methode besteht darin, das Projekt in kleinere Teile zu unterteilen, jeden Teil zu schätzen und die Kosten zu addieren. Kleinere Teile sind leichter zu beurteilen als ein komplettes Produkt. Eine typische Aufschlüsselung umfasst:

• Analyse und Planung
• Design
• Jede Funktion oder jedes Modul
• Integrationen
• Test und Qualitätssicherung
• Bereitstellung und Übergabe
• Projektmanagement und Kommunikation

Wenn eine Schätzung die letzten Punkte nicht enthält, ist sie unvollständig.

Vergleich mit ähnlichen Projekten

Erfahrene Teams vergleichen Ihr Projekt mit Projekten, die sie bereits realisiert haben. „Dieses Portal ähnelt dem Buchungssystem, das wir letztes Jahr entwickelt haben, mit zwei zusätzlichen Rollen und einer Zahlungsintegration.“ Solche Beispiele aus der Vergangenheit verankern Schätzungen in der Realität. Deshalb ist Branchenerfahrung so wichtig; siehe Wie man ein Softwareentwicklungsunternehmen auswählt.

Verwendung von Spannen

Ehrliche Schätzungen sind Spannen, z. B. „20.000 bis 30.000 €“, keine Einzelbeträge. Eine Spanne spiegelt Unsicherheit wider. Eine frühzeitig genannte, präzise Zahl deutet entweder auf eine Schätzung oder einen überhöhten Preis hin.

Teams beschreiben oft einen Best-Case-, einen wahrscheinlichen und einen Worst-Case-Fall und arbeiten dann vom wahrscheinlichen Bereich aus, wobei sie einen Puffer für Unbekanntes einplanen.

Puffer einplanen

Da Unbekanntes existiert, beinhalten verantwortungsvolle Schätzungen einen Puffer, üblicherweise 10 bis 25 Prozent, je nachdem, wie gut das Projekt definiert ist. Klarere Anforderungen rechtfertigen einen kleineren Puffer. Wenn eine Schätzung keinen Puffer enthält, wird das Projekt wahrscheinlich entweder das Budget überschreiten oder Abstriche bei der Qualität machen.

Neuberechnung im Lernprozess

Die besten Schätzungen sind nicht einmalig. Sie werden in jeder Phase verfeinert und werden genauer, je weniger Unsicherheit besteht. Eine Entdeckungsphase, ein Prototyp oder der erste Entwicklungszyklus reduzieren Unbekanntes und verbessern die nächste Schätzung.

Der Unsicherheitskegel

Ein hilfreiches mentales Modell ist, dass frühe Schätzungen naturgemäß breit gefasst sind und sich im Laufe des Projekts verengen. In der Ideenphase können die tatsächlichen Kosten die Hälfte oder das Doppelte der ersten Schätzung betragen. Nachdem die Anforderungen definiert sind, verringert sich die Preisspanne deutlich. Nach einem funktionierenden Prototyp oder mehreren ausgelieferten Zyklen verringert sie sich weiter.

Deshalb ist ein Festpreis am ersten Tag für beide Seiten riskant, und deshalb ist die stufenweise Vorgehensweise, bei der jede Phase separat kalkuliert wird, für sich entwickelnde Produkte beliebt. Wir beschreiben diesen stufenweisen Ansatz in Was ist ein MVP?.

Was beeinflusst den Preis

Unabhängig von der gewählten Methode bestimmen einige wenige Faktoren das Ergebnis. Wenn Sie diese Faktoren kennen, verstehen Sie, warum Angebote unterschiedlich sind.

• Umfang: Anzahl und Komplexität der Funktionen.
• Benutzerrollen: Jeder Benutzertyp benötigt eigene Oberflächen, Berechtigungen und Tests.
• Integrationen: Jedes externe System bedeutet zusätzlichen Aufwand und birgt Risiken.
• Designtiefe: Standardisierte Oberflächen versus vollständig individuelles Design.
• Plattformen: Web, iOS, Android, Desktop oder mehrere.
• Sicherheit und Compliance: Sensible Daten und regulierte Branchen erfordern besondere Sorgfalt.
• Datenmigration: Übertragung bestehender Datensätze in ein neues System.
• Skalierung und Performance: Anzahl der Benutzer und Datenmenge.
• Qualitätsanforderungen: Testtiefe und Dokumentation.
• Teamerfahrung: Erfahrene Teams sind pro Stunde teurer, erzielen aber oft weniger Ergebnisse.

Wenn zwei Angebote stark voneinander abweichen, vergleichen Sie zuerst diese Faktoren. Der Unterschied liegt in der Regel in den Annahmen zum Umfang, nicht in den Fähigkeiten oder dem Preis. Die Artikel zu Kosten für mobile Apps und Kosten für individuelle Softwareentwicklung zeigen, wie sich diese Faktoren in konkreten Fällen auswirken.

Wie Sie Entwicklern helfen, präzise Kostenvoranschläge zu erstellen

Sie beeinflussen die Qualität des Kostenvoranschlags stärker, als Sie vielleicht denken. Je genauer Sie Ihre Anforderungen beschreiben, desto genauer und vergleichbarer sind die Antworten.

Vorbereitung:

1. Das Problem und das Ziel. Was läuft schief und was sollte verbessert werden?
2. Die Benutzer. Wer sind sie und was müssen sie tun.
3. Unbedingt erforderlich und optional. Was die erste Version benötigt und was warten kann.
4. Beispiele. Screenshots, Skizzen oder Konkurrenzprodukte, die Ihre Anforderungen veranschaulichen.
5. Integrationen und bestehende Systeme. Alles, womit die Software verbunden werden muss.
6. Einschränkungen. Frist, Budgetrahmen, Technologiepräferenzen und Vorschriften.
7. Entscheidungsträger. Wer genehmigt was und wie schnell.

Ein kurzes, klares Briefing, wie in How to Write a Software Requirements Document beschrieben, ist oft ausreichend. Die Angabe eines Budgetrahmens ist ebenfalls hilfreich. Es ist keine Falle. Es ermöglicht dem Team, die beste Lösung für Ihr Budget vorzuschlagen, anstatt etwas zu kalkulieren, das Sie sich nicht leisten können.

Wie man einen Kostenvoranschlag liest

Wenn ein Angebot eingeht, schauen Sie nicht nur auf den Gesamtbetrag.

Ist der Umfang klar definiert?

Wird darin aufgeführt, was enthalten ist und was nicht? Vage Beschreibungen bergen Risiken. Achten Sie auf Funktionen, Plattformen, Integrationen, Design, Tests und Bereitstellung.

Werden die Annahmen genannt?

Gute Kostenvoranschläge beschreiben ihre Annahmen: „Wir gehen von einem Zahlungsanbieter aus“, „Wir gehen davon aus, dass die Inhalte von Ihnen bereitgestellt werden“, „Wir gehen davon aus, dass die bestehende API dokumentiert ist“. Die Annahmen zeigen, wo sich der Preis ändern kann.

Handelt es sich um eine Preisspanne und wird die Begründung angegeben?

Eine Preisspanne mit Begründung ist vertrauenswürdiger als eine einzelne Zahl ohne Begründung.

Was ist über die Entwicklung hinaus enthalten?

Prüfen Sie Tests, Projektmanagement, Bereitstellung, Dokumentation, Schulungen und Support. Diese Punkte fehlen oft in den günstigsten Angeboten.

Wie werden Änderungen gehandhabt?

Es sollte einen klaren Prozess für die Schätzung und Genehmigung von Änderungen geben.

Wie lauten die Zahlungsbedingungen?

Zahlungen, die an erreichte Meilensteine ​​gekoppelt sind, bieten Ihnen einen besseren Schutz als hohe Vorauszahlungen.

Wer führt die Arbeiten aus?

Erfahrung und Teamgröße beeinflussen sowohl Kosten als auch Qualität.

Warum das günstigste Angebot selten das günstigste Projekt ist

Eine sehr niedrige Schätzung bedeutet in der Regel eines von vier Dingen.

1. Ein kleinerer Umfang als bei anderen Angeboten, wobei Dinge, die Sie für enthalten gehalten haben, fehlen.
2. Weniger erfahrene Mitarbeiter, die weniger pro Stunde kosten und oft länger brauchen.
3. Geringere Qualität, weniger Tests, dünnere Dokumentation, mehr Fehler.
4. Die Erwartung von Änderungsanträgen, mit einem niedrigen Anfangspreis und späteren Erhöhungen.

Vergleichen Sie, was tatsächlich enthalten ist, bevor Sie den Gesamtpreis vergleichen. Wenn ein Angebot nur halb so hoch ist wie die anderen, fragen Sie schriftlich nach dem Grund.

Methoden zur Budgetkontrolle

Unsicherheit lässt sich nicht beseitigen, aber man kann sie managen.

Mit der Analysephase beginnen

Eine kurze, bezahlte Analysephase, in der ein klarer Projektumfang, Wireframes oder ein technischer Plan erstellt werden, reduziert die Unsicherheit vor der eigentlichen Entwicklung. Außerdem können Sie so die Zusammenarbeit testen.

Phasenweise Entwicklung

Teilen Sie das Projekt in Phasen mit jeweils eigenen Kostenschätzungen und Ergebnissen auf. Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Phase und passen Sie Ihre Planung an die gewonnenen Erkenntnisse an.

Konsequente Priorisierung

Erstellen Sie eine klare Liste der unbedingt notwendigen Funktionen für die erste Version und eine Liste der späteren Funktionen für die restlichen. Die Reduzierung des Projektumfangs ist der effektivste Weg, Kosten zu senken.

Wählen Sie ein passendes Preismodell

• Fester Umfang, wenn die Anforderungen klar sind.
• Stufenweise Meilensteine, wenn sich die Anforderungen weiterentwickeln.
• Dediziertes Team für langfristige Projekte; siehe ein dediziertes Softwareteam beauftragen.

Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch

Eine Demo am Ende jedes Zyklus zeigt den Fortschritt und deckt Missverständnisse auf, solange diese noch kostengünstig behoben werden können.

Dokumentieren Sie Umfangänderungen transparent

Vereinbaren Sie, dass jede Erweiterung transparente Kosten und Kompromisse mit sich bringt. Hinzufügen bedeutet Entfernen von etwas oder Erhöhung des Budgets. Transparenz verhindert, dass es zu unerwarteten Umfangserweiterungen kommt.

Häufige Fehler bei der Schätzung

1. Eine frühe Schätzung als Versprechen behandeln. Frühe Zahlen sind Bereiche.
2. Gesamtzahlen vergleichen, ohne den Umfang zu vergleichen.
3. Nicht-Entwicklungsarbeiten vergessen, wie z. B. Testen, Design, Kommunikation und Bereitstellung.
4. Keine Notfallpläne. Es kommt immer etwas dazwischen.
5. Wartung ignorieren. Die Entwicklungskosten machen nicht die gesamten Kosten aus; siehe Softwarewartungskosten.
6. Anforderungen ohne Überprüfung vernachlässigen.
7. Das Team unter Druck setzen, eine niedrigere Zahl zu erreichen. Der Arbeitsaufwand verringert sich nicht; die Qualität schon.
8. Diejenigen, die die Arbeit ausführen werden, nicht einbeziehen. Schätzungen, die nur vom Vertrieb erstellt werden, sind oft falsch.
9. Allein entscheiden. Beziehen Sie Nutzer und Stakeholder frühzeitig ein, damit die Anforderungen stimmen.

Fragen zu jeder Kostenschätzung

• Was genau ist enthalten und was nicht?
• Auf welchen Annahmen basiert die Schätzung?
• Was sind die größten Risiken und wie beeinflussen sie den Preis?
• Wie hoch ist der Puffer?
• Woran erkennen wir, ob wir das Budget überschreiten?
• Wie werden Änderungen geschätzt und genehmigt?
• Was passiert nach dem Launch und welche Kosten entstehen?
• Wer übernimmt die Arbeit und mit welcher Seniorität?
• Was könnten wir weglassen, um die Kosten zu senken?

Ein einfacher Planungsansatz für Gründer

Wenn Sie eine Zahl zur Planung benötigen, eignet sich dieser Ansatz für die meisten Projekte.

1. Erstellen Sie ein einseitiges Briefing, das Ziele, Nutzer, Must-haves und Einschränkungen umfasst.
2. Bitten Sie zwei oder drei Teams um Kostenvoranschläge mit ihren Annahmen.
3. Vergleichen Sie zuerst den Umfang, dann den Preis.
4. Wählen Sie das Team, dem Sie am meisten vertrauen, nicht einfach das günstigste.
5. Beginnen Sie mit einer ersten Phase, damit sich Ihre Kostenschätzung durch die gewonnenen Erkenntnisse verbessert.
6. Planen Sie einen Puffer von mindestens 15 bis 20 Prozent über dem wahrscheinlichen Betrag ein.
7. Planen Sie die laufenden Kosten vom ersten Tag an.

Abschließende Gedanken

Eine Kostenschätzung ist wie eine Landkarte, die vor Reiseantritt erstellt wird. Sie wird nicht perfekt sein, aber eine sorgfältige Schätzung bringt Sie ans Ziel und zeigt Ihnen mögliche Kursänderungen auf. Die besten Teams sind nicht diejenigen, die sofort eine exakte Zahl versprechen, sondern diejenigen, die die richtigen Fragen stellen, ihre Annahmen erläutern und Ihnen helfen, den Projektumfang an Ihr Budget anzupassen.

Wenn Sie eine solche Kostenschätzung wünschen, beschreiben Sie uns Ihr Projekt. Wir stellen Ihnen zunächst die Fragen, erstellen einen Kostenrahmen mit den dazugehörigen Annahmen und zeigen Ihnen, welche Optionen den Preis erhöhen oder senken können.